Как выглядит табель учета рабочего времени

Заполняем табель учета рабочего времени правильно

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором приводится список работников и количество фактической отработки и отклонений по каждому сотруднику. Его составляют ежемесячно.

Что такое табель и для чего нужен учет отработанного времени

По нормативам, обязательность ведения табеля учета рабочего времени установлена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и, в случае необходимости, обосновать взыскание, наложенное на работника.

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны ( ч. 4 ст. 91 ТК РФ ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

Процесс ведения документа выглядит так:

  • табель составляет и ведет уполномоченное руководителем лицо;
  • в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передается в бухгалтерию.

Руководство вправе назначить любого сотрудника для выполнения этой задачи. Для этого издают приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывают в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести учет рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени, выбор делает работодатель:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную для формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.

Шаг 2. Код по ОКПО

  • 8 цифр — для юрлиц;
  • 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно является последний день отчетного месяца или последний рабочий день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель сдают за месяц — период с первого по последнее число отчетного месяца.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табель Т-13

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использованы 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:

  • в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
  • в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Сведения о зарплате в табеле учета рабочего времени

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.
Читайте также:
Увольнение по собственному желанию без отработки

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  • какой вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

Очередной оплачиваемый отпуск

Административный (без сохранения ЗП)

Учебный с сохранением ЗП

Учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

Учебный без сохранения ЗП

По беременности и родам

По уходу за ребенком до 3 лет

Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

Дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Работа в дневное время

Работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином)

Удаленная и дистанционная работа в табеле отмечается теми же обозначениям, что и обычная. Если сотрудник на удаленке отработал полный рабочий день, в верхней строке указывайте «Я» (или 01 при цифровом обозначении), а в нижней — количество фактически отработанных часов по норме рабочего времени.

Командировки и повышение квалификации:

Повышение квалификации с отрывом от труда

Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)

Временная нетрудоспособность без выплаты пособия

Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

Прогул без уважительных причин

Режим неполного рабочего времени

Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)

Дополнительный оплачиваемый выходной

Дополнительный неоплачиваемый выходной

Невыясненная причина неявки

Простой по вине работодателя

Простой по не зависящим ни от кого причинам

Простой по вине работника

Отстранение от работы (оплачиваемое)

Отстранение без сохранения ЗП

Приостановка работы при задержке ЗП

Если работник выходил на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу, в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов.

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@):

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – образец заполнения его (на основе унифицированной формы) вы можете загрузить на нашем портале – обязательно ведется работодателем. Изучим особенности его структуры подробнее.

Устанавливаем порядок учета рабочего времени: какие бланки использовать

В целях учета трудового времени сотрудников — обязательной процедуры в силу норм, которые содержатся в ст. 91 ТК РФ, — фирма вправе задействовать:

1. Автоматизированные системы, которые:

  • фиксируют в специальных файлах явку специалистов, их рабочие часы;
  • отражают в таких файлах известные (заложенные в базе данных программы) причины неявки специалиста (например, если он отдыхает в отпуске или находится на больничном).

В качестве бланка документа, в котором фиксируются указанные учетные данные, при задействовании автоматизированной платформы может быть применена форма Т-13.

2. «Ручные» документы учета.

В этих целях может быть применена форма Т-12.

Скачать бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-12 можно бесплатно, клкнув по картнке ниже:

3. Есть и различные «полуавтоматические» способы ведения учета — когда частичное заполнение табеля учета рабочего времени осуществляет ответственный работник, а остальное делает компьютер.

Читайте также:
Изменения отчетности по НДФЛ 2022

Узнать больше об особенностях структуры форм Т-12 и Т-13 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

Какие санкции предусмотрены за ошибки в табеле рабочего времени, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

Формы учета: особенности заполнения

Заполнение указанных форм может осуществляться по 2 принципам:

  • «сплошному» — когда в таблицах бланков фиксируются все события, связанные с учетом посещений: явка, неявка, выход в отпуск и прочие;
  • «по отклонениям» — когда в таблицах отражаются только те события, что отличны от типичных, например опоздание или неявка.

Внутренний порядок осуществления учета (одним из указанных способов — автоматизированным или ручным) устанавливается локальным нормативом работодателя.

Указанные формы бланков учета посещений работников были обязательны к применению до 2013 года, после — работодатели вправе использовать любые другие формы. Однако бланки Т-12 и Т-13 остаются привычными специалистам кадровых служб и активно используются до сих пор.

Как правильно заполнять табель Т-13

Если фирма предпочла первый, файловый способ учета, то при программировании автоматизированных модулей для внесения данных в форму Т-13 специалистам фирмы будет полезно обратить внимание на следующие нюансы:

1. В графе «Номер документа» автоматически проставляется порядковый показатель.

2. В графе «Дата составления» отражается последний день месяца, если документ составляется по итогам месяца, или иная дата составления, если табель оформляется в конкретных целях.

3. В графе «Код вида оплаты» могут быть отражены значения, определяемые в соответствии с локальными нормативами. Ориентиром по соответствующим значениям здесь может быть таблица, которая содержится в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 (в ней закреплены коды, указываемые в справке 2-НДФЛ).

4. Условные коды таблицы (о явках, неявках, отпусках и прочих событиях), что заполняются программой в табеле, нужно использовать в соответствии с перечнем, который приведен в бланке Т-12.

Бланк по форме Т-13 можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Где можно загрузить пример заполнения формы Т-12 и Т-13

Скачать образцы заполнения табелей учета рабочего времени сотрудников по формам, рассмотренным нами, вы можете у нас на сайте:

Используя, к примеру, образец формы Т-13, подготовленный нашими специалистами, ответственный работник компании сможет:

1. Настроить ПО, входящее в состав автоматизированной платформы для учета.

Знать то, как заполнять табель учета рабочего времени на практике, специалисту по программному обеспечению для автоматизации кадрового учета просто необходимо, чтобы произвести корректную настройку такого ПО.

2. Задействовать образец заполнения табеля учета рабочего времени как пример готового кадрового документа при подготовке табеля на основе «ручного» бланка Т-12 на своем предприятии.

Если ваша компания желает использовать собственный бланк учета, отличный от унифицированных форм, скачать его образец вы также можете на нашем сайте по следующей ссылке:

Табель рабочего времени — образец заполнения

Табель рабочего времени — образец заполнения

Итоги

ТК РФ предписывает всем работодателям вести учет показателей, отражающих посещение сотрудниками своей работы и количество их рабочих часов. В этих целях применяется табель учета трудового времени. Его работодатель может вести вручную или посредством автоматизированных решений. В первом случае применяется бланк Т-12, во втором — форма Т-13. То, какой именно бланк нужно задействовать кадровикам, прописывается в локальном нормативе.

Узнать больше о применении документов, связанных с кадровым учетом в организации, вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Табель учета рабочего времени – бланк и образец 2021 года

Табель учета рабочего времени – это документ, отображающий состояние выполнения распорядка дня личным составом компании. На основании такого заполняемого бланка бухгалтерия начисляет зарплату своим сотрудникам.

При ведении табеля ручным способом, рекомендуется использовать унифицированный шаблон Ф. Т-12. При контроле выполнения распорядка дня автоматическим способом, с использованием турникетов учет ведется на стандартном бланке Ф. Т-13.

Файлы для скачивания:

Унифицированные формы

Табель учета рабочего времени

Статья 91 ТК РФ отображает обязанности, накладываемые на руководителя учреждения, по организации контроля распорядка дня на руководимой им фирме. Для этого, решением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 приняты унифицированные бланки (Т-12 и Т-13), на которых фиксируются отработанные часы личным составом компании.

При этом, применение данных шаблонов не обязательно. Руководитель предприятия вправе принять собственный шаблон фиксирования соблюдения распорядка дня.

Бланки Т-12 и Т-13 различаются по способу заполнения. Так, бланк Т-12 заполняется при ручном способе контроля распорядка дня, а бланк Т-13 заполняется при автоматизированном фиксировании посещения работы сотрудниками.

(Видео: “Табель учета рабочего времени – Елена Пономарева”)

Современные руководители предприятий предпочитают работать с бланком Т-13, так как он проще в оформлении.

Ниже предлагается более подробное рассмотрение названых унифицированных бланков.

Форма Т-12

Табель учета рабочего времени

Форма 12-Ф принята к использованию распоряжением Росстата N 247 от 13.07.2010 года. В бланке фиксируются данные по соблюдению распорядка дня в компании.

Читайте также:
Как снять арест с имущества наложенный судом

При наличии в структуре компании отдельных подразделений, работающих с самостоятельным балансом, а также осуществляющих учет поступлений средств от реализации продукции, выполненных работ, произведенных услуг и затрат на производственную деятельность отдела, фиксирование прихода на работу ведется по каждому самостоятельному подразделению.

Заполненные табеля направляются компанией в территориальные структуры Росстата по месту регистрации предприятия или соответствующего структурного отдела фирмы.

Начальник учреждения своим распоряжением назначает ответственного человека по контролю за соблюдением распорядка дня, с представлением статистического отчета в государственные структуры.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

  1. Работающим неофициально.
  2. Устроенным по внешнему совместительству.
  3. Оформленных по гражданскому соглашению.

Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.

В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.

Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.

Титульный лист

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

  1. Наименование фирмы.
  2. Коды ОКПО и ОКУД.
  3. Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
  4. Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
  5. Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.

В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.

Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Таким же образом отображается идентификационный номер фирмы.

Табличная часть

В этом разделе требуется заполнить все поля:

  1. В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
  2. Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
  3. В столбцах 4-й и 6-й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.
  4. В 5-м и 7-м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.
  5. С 8-го по 13-й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
  6. В 14-й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15-й и 16-й колонках.
  7. И, наконец, в 17-й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.

Образец заполнения формы № Т-12

На этом работа с табелем завершается, и ответственный работник должен подписать заполненный бланк, заполнив дату и подпись.

Образец заполнения формы № Т-12

Форма Т-13

Форма Т-13

Как уже было написано в предшествующих разделах, бланк Т-13 применяют в тех компаниях, где налажена автоматическая фиксация соблюдения распорядка дня, путем установки турникетов на проходной.

Бланк Т-13 регламентируется решением, принятым Госкомстатом под №1 от 05.01.2004. Для бухгалтерии предлагаемый бланк является основанием для всех начислений. Благодаря такому способу учета кадровики имеют возможность отслеживать явку личного состава на свои рабочие места согласно установленному графику. Такой бланк также может стать основанием для наложения взысканий лицу, нарушившему рабочий распорядок.

При заполнении данного бланка также используются кодовые символы, для фиксирования трудовой деятельности работающего лица.

Примечание. Форма Т-13 не относится к обязательной для исполнения. Руководитель компании вправе утвердить собственный шаблон.

Титульный лист

1. В данной странице заполняется:

  • Наименование компании, структурного отдела, фиксирующих соблюдение распорядка дня.
  • Номер бланка.
  • Дата его подписания.
  • Период фиксирования.
  • Коды ОКУД и ОКПО.

Табличная часть

2. В этом разделе заполняются следующие данные:

  • Первая колонка отображает порядковый номер работающего лица.
  • Во 2-м и 3-м столбиках, как и в форме Т-12 записываются Ф.И.О. работника, вакансия и табельный номер.
  • В 4-м столбце фиксируется посещения работы работающим лицом.
  • В 5-й и 6-й колонке заполняются итоги проработанного периода, соответственно – за первую половину месяца и за весь месяц.
  • В следующей странице бланка, в колонках от 7-й до 13-й заполняются итоговые данные, для начисления зарплаты, число пропусков и причины, обозначая данные записи кодовыми значениями.
  • В заключение заполненный бланк Т-13 подписывается ответственным работником, начальником отдела, кадровиком и записывается дата оформленного бланка.

Инструкция по заполнению

Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.

Читайте также:
Правила заполнения личной карточки учета выдачи сиз

При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:

  1. Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
  2. Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
  3. Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
  4. Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
  5. Ежедневно заносить записи в табель.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

При работе с табелем используются разные способы контроля проработанного персоналом времени.

  1. Одним из способов является ежедневное отображение присутствия персонала на работе.
  2. Другой способ работы с табелем заключается в контроле пропусков и опозданий, с описанием причин таких проступков.

Для упрощения работы с табелем, приняты специализированные коды, благодаря которым осуществляется простое и быстрое занесение данных. На сегодняшний день в табельном учете используют следующие коды:

  • Прибытие на работу персонала согласно установленному распорядку отображаться символом «Я», или же цифрой «01»
  • Отпуск работающего человека по графику отображается символами «ОТ», или цифрой – 09.
  • Декретному отпуску присваивается код «Р», или цифра – 14.
  • Если сотрудник уходит в отпуск, связанный с содержанием ребенка, то отображается код «ОЖ» или цифра – 15.
  • Отпуск за свой счет отображается символами «ДО» или цифрой – 16.
  • При нахождении человека в командировке, отображается символ «К», или цифра 06.
  • При пропуске работы по неизвестным обстоятельствам заполняются символы «НН» или цифра 30.
  • Предоставление больничного листа отмечается символом «Б» или цифрой -19.

Изучением кодов обязаны заниматься весь персонал фирмы, имеющий отношение к контролю распорядка дня и начисления зарплаты. Незнание обозначения кодов, может привести к неправильному начислению зарплаты работающему лицу или к наложению необоснованного наказания.

Образец заполнения формы № Т-13

В табеле отображаются все данные о работе персонала фирмы в символьном или цифирном обозначении. Так, на бланка Т-12 приведены все условные коды, которыми необходимо пользоваться при работе с табелем. Это обеспечивает недопущение ошибок при работе с бланком, а также при расшифровке занесенной информации работниками бухгалтерии.

Образец заполнения формы № Т-13

Образец заполнения формы № Т-13

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Законодательством не установлено, кто обязан вести табельный учет соблюдение распорядка дня персоналом фирмы. Не взирая на это, правила его заполнения требуют выполнение следующего:

  1. Табель должен заполнять уполномоченный работник.
  2. При сдаче бланка в бухгалтерию, табель должен требуется подписать начальнику отдела и кадровику, если таковой числится в штате.
  3. На основе заполненного табеля ведется начисление зарплаты персоналу фирмы.

Уполномоченное лицо, отвечающее за табель, назначается работодателем соответствующим распоряжением. Ведение табеля может быть поручено кадровому работнику, начальнику отдела, а в малых предприятиях – секретарю учреждения.

Образец приказа о назначении ответственного

Образец приказа о назначении ответственного

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Статьей 22.1 Закона об архивном производстве предусмотрен следующий срок сохранения табеля:

На протяжении 5-ти лет после завершения года.

На протяжении 50 лет со дня сдачи табеля, если в нем отображена работа на опасной или вредной трудовой деятельности.

Как фиксировать отработанное время

При любой трудовой длительности, учет прибытия на работу может отображаться в табеле 2-мя способами:

  • Сплошным отображением прибытия/пропуска на работу.
  • Отображением лишь пропусков и сверхурочной работы.

При стабильной продолжительности рабочей смены можно контролировать лишь отклонения.

Как вести табель учёта рабочего времени

Как вести табель учёта рабочего времени

Для правильного расчёта заработной платы необходимо учитывать фактически отработанные сотрудниками часы. Для этого работодатель должен вести табель учёта рабочего времени. Он представляет собой список членов коллектива с пометками о явках и неявках каждого из них, количестве отработанных часов, а также с итоговыми данными за 2 недели и месяц.

Предлагаем разобраться, в соответствии с какими правилами и в какой форме следует вести этот документ. В конце статьи для ознакомления можно скачать заполненный табель учёта рабочего времени 2022 года.

Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.

При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.

Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.

Читайте также:
Мораторий на пенсионные накопления в России

Кто заполняет табель учёта рабочего времени

Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.

Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.

Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.

Образец приказа о назначении ответственного

Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.

В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.

Унифицированные формы табеля

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.

Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.

Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.

В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.

Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.

Кроме того, следует выбрать способ отражения информации в табеле. Есть два варианта:

  1. Сплошная регистрация. В процессе заполнения табеля ежедневно вносится код и количество часов, то есть заполняется каждая его клетка.
  2. Регистрация отклонений. Работодатель устанавливает нормальное значение рабочего времени – обычно это явка с продолжительностью 8 часов. Такое значение будет соответствовать пустой клетке. В табеле же будет фиксироваться только отличие от этого значения. Если клетка пустая, значит, сотрудник отработал в этот день свои стандартные 8 часов. Если в клетке стоит, например, код «Б» – в этот день он был на больничном.

Документ можно заполнять на бумаге или на компьютере (в excel, word или бухгалтерских программах). Если записи о времени работы вносятся в табель вручную, то удобнее применять метод регистрации отклонений – он менее трудоёмкий.

Электронный формат предполагает распечатку. Но документ можно и не распечатывать, если все подписанты применяют квалифицированную электронную подпись. Если после подписания необходимо корректировать данные о времени работы, составляется корректирующий документ.

А теперь о том, как заполнять табель на практике.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Читайте также:
Как вернуть оплаченный штраф ГИБДД

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

  1. Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
  2. Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

  • Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
  • Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
  • Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

Если документ заполняется по подразделению с небольшим числом сотрудников, весьма вероятно, что код вида оплаты и счёт могут быть для всех одинаковыми. В таком случае их можно указать один раз – для этого оставлены строки в шапке таблицы, над графами 7-9.

В графах 10-13 нужно продублировать все неявки за месяц. Запись занимает 2 ячейки по горизонтали. Сначала вписывают код, а рядом – количество дней (часов) отсутствия на работе. Например, запись «ОТ 3 (24)» будет означать, что в течение месяца работник пропустил 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.

На этом заполнение табеля учёта рабочего времени закончено. Готовый бланк подписывает табельщик, руководитель организации или структурного подразделения.

Если отражение данных в табеле учёта рабочего времени вызывает затруднение, советуем посмотреть образец заполнения в конце статьи.

Форма Т-12: отличие и правила заполнения

Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.

Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.

В графах 8-13 отражаются данные за месяц:

  • 8 – количество отработанных дней;
  • 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).

В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.

Читайте также:
Как взять ипотеку на вторичное жилье в 2022 году

Срок хранения табеля учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени хранится в бухгалтерии в течение 5 лет (Перечень Росархива, утверждённый приказом от 20.12.2019 № 236). При особых условиях труда (тяжёлых, вредных, опасных) хранить табель следует:

  • 50 лет за периоды до 2003 года;
  • 75 лет – за более поздние периоды.

Скачать образец и бланк формы Т-12, Т-13

Скачать бесплатно чистый бланк и заполненную форму рассмотренных в этой статье документов, можно по ссылкам ниже:

Табель учета рабочего времени на 2021 год

Табель учета рабочего времени на 2021 год

При участии Юлия Бусыгина

Табель учета рабочего времени — важный документ. Его обязан вести каждый работодатель. Данные, включенные в табель, необходимы как для расчетов с работниками, так и для налоговых целей. А значит, сотрудники ИФНС могут запросить этот документ при проверке. Сегодня мы расскажем, как правильно составить табель учета рабочего времени на 2021 год, и как надо его хранить. Также будет приведен образец заполнения этого документа.

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Ведение табеля необходимо, прежде всего, для учета времени, отработанного сотрудниками. Данная обязанность работодателей закреплена в статье 91 ТК РФ. Отсутствие табеля само по себе является нарушением. Организация-работодатель в этом случае может быть оштрафована на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Правильное и своевременное ведение табеля не только спасет от штрафа, но и значительно облегчит жизнь бухгалтерии. В большинстве учетных программ на этот документ «завязаны» расчет зарплаты по итогам месяца; среднего заработка, выплачиваемого при предоставлении отпусков и направлении в командировки, и проч. Программа на основании кодов, проставленных в табеле, сама определяет, какие периоды и суммы нужно учесть при расчете, а какие следует исключить. Это существенно сокращает трудоемкость вычислений, но в то же время повышает «цену» недочетов при заполнении табеля. Неправильное указание кода или времени работы может привести к неверному определению среднего заработка и неточностям в расчетах. А это, в свою очередь, повлечет ошибки при исчислении налогов.

Не обойтись без этого документа и при расчете среднесписочной численности сотрудников.

Помимо этого, табель может применяться для контроля за уплатой «зарплатных» налогов и других обязательных платежей. В частности, с его помощью можно проверить, правильно ли были определены базы по страховым взносам и НДФЛ, а также расходы на оплату труда.

Наконец, корректно заполненный табель облегчит формирование статистической отчетности. К примеру, форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» практически полностью составляется по данным табеля.

Формы табеля учета

Для учета рабочего времени предусмотрены унифицированные формы. Бюджетные организации должны использовать форму № 0504421 по ОКУД, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.15 № 52н .

Коммерческие организации могут применять форму № Т-12 или форму № Т-13. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

Основное отличие между ними заключается в следующем: в форме № Т-13 отсутствует часть, посвященная расчетам по заработной плате. При этом Указания по заполнению формы № Т-12 разрешают и в этой форме не заполнять листы, посвященные расчету зарплаты. Это возможно, если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом.

Соответственно, выбор между данными формами в основном зависит от настроек учетной программы. Так, если в организации учет расчетов с персоналом совмещен с учетом рабочего времени, то нужно использовать форму № Т-12 и заполнять в ней раздел 2. Если же учет рабочего времени отделен от расчетов с персоналом, то можно использовать любую из указанных форм.

Как фиксировать отработанное время

Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).

ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.

Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.

Читайте также:
Заявление о приеме на работу. Образец и бланк 2022 года

Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).

Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Как отмечать отпуск

Если работник направляется в отпуск, то соответствующие дни в табеле учета рабочего времени отмечаются специальными кодами. При этом нижняя ячейка — количество часов — не заполняется.

Для отражения в формах № Т-12 и № Т-13 отпусков используются следующие обозначения: ОТ (09) — для основного ежегодного оплачиваемого отпуска, ОД (10) — для дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого некоторым сотрудникам (например, работникам с ненормированным днем; ст. 116 ТК РФ). Учебному отпуску соответствует код У (11), а отпуску «за свой счет» — код ДО (16).

Чтобы обозначить отпуск по беременности и родам применяется код Р (14). Этот же код используется в случае удлиненного отпуска, предоставленного из-за осложненных родов (ст. 255 ТК РФ). Для отражения отпуска по уходу за ребенком до трех лет используется код ОЖ (15).

ВАЖНО. Для цели заполнения табеля нет разницы между отпуском по уходу за ребенком до 1,5 лет и отпуском по уходу за ребенком до 3 лет. В любом из этих случаев ставится код ОЖ (15) за все дни соответствующего отпуска.

Выходные и праздничные дни в Табеле на 2021 год

По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.

Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).

Срок хранения Табеля учета рабочего времени

Общий срок хранения форм № Т-12 и № Т-13 составляет пять лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, по которому велся Табель. Исключение составляют Табели, в которых была отражена информация о сотрудниках, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Указанные документы нужно хранить 75 лет, если они закончены делопроизводством (то есть исполнены и сняты с контроля) до 2003 года. Если это произошло в 2003 году и позднее, хранить нужно 50 лет. Такие правила установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.19 № 236 (п. 402 перечня).

Чтобы не возникло претензий со стороны контролеров, заполненный Табель учета рабочего времени на 2021 год надо распечатать и подписать. На документе должны расписаться три человека: сотрудник, ответственный за ведение табеля, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы.

ВНИМАНИЕ. Поскольку табель должен содержать подписи указанных ответственных лиц, хранить его в электронном виде нельзя. Иначе возможны ситуации, когда подписать документ не получится (например, если сотрудник уволился, уехал, умер и т.п.). Обычно формы № Т- 12 или № Т-13 составляют за месяц, распечатывают и подписывают. Затем их собирают в единый табель за год.

Распечатанный и подписанный табель можно хранить в бухгалтерии, в кадровой службе, либо у руководителя (его секретаря). В таких случаях целесообразно определить работника, ответственного за сохранность документов. Если же организация имеет собственный архив, либо заключила договор со специализированной компаний на внеофисное хранение архива, то по окончании года табель следует сдать в соответствующий архив.

Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов Попробовать бесплатно

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь были учтены следующие данные.

Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.

Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).

Читайте также:
Увольнение на пенсию по возрасту

Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).

Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).

Табель учета рабочего времени 2021

Елизавета Кобрина

Работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для коммерческих организаций есть специальные унифицированные формы учетного табеля № Т-12 и Т-13, они утверждене постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В табель записывают информацию о фактически отработанном времени, количестве неявок в течение месяца по каждому сотруднику. Табель — база для расчетов с работниками. На его основании:

Табель учета рабочего времени 2020

  • ведут учет среднесписочной численности;
  • считают и начисляют зарплату;
  • рассчитывают средний заработок на период отпуска или командировки;
  • начисляют социальные пособия;
  • контролируют уплату НДФЛ и взносов;
  • формируют статистическую отчетность

Налоговая или трудовая инспекция могут запросить табель при проверке. Кроме того, работодатель обязан выдать его при увольнении сотрудника, если тот попросит.

Какую форму табеля выбрать

Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.

Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.

Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.

Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля.
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.

Кто отвечает за ведение табеля

Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.

Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.

Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Как вести табель

По закону работодатель имеет право выбрать один из способов:

  • сплошной — регистрация явок, неявок и любых отклонений от нормального режима труда, таких как работа в праздники, сверхурочные, командировки;
  • по отклонениям — регистрация только неявок, сверхурочных и других отклонений от стандартного трудового режима.

На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки. Однако при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы, следует применять сплошной метод. Это позволит увидеть возможные сверхурочные после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшее привлечение сотрудника к работе.

Инструкция по заполнению и образец Т-13

Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.

Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.

В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.

Читайте также:
Увольнение по собственному желанию без отработки

В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.

Четвертая графа самая большая, в ней указывают информацию о явках и количестве отработанных часов. В верхней части строки ставят буквенный или цифровой код, а в нижней строке — часы. Коды приведены в разделе «Условные обозначения», всего их 36 штук.

В графе пять нужно указать число отработанных дней и часов за первые 15 дней месяца и оставшуюся часть. В графе 6 — общее число отработанных в течение месяца дней и часов. Дни записываем в верхнюю ячейку, часы — в нижнюю.

В графе 7 проставьте цифровой код вида дохода из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. В графе 8 укажите счет бухучета, с которого списаны затраты на оплату труда. В графе 9 поставьте количество отработанных дней по каждому виду оплаты труда — отдельно обычные рабочие дни, отдельно отпуск, отдельно командировку и т.п. Если все работники получали только зарплату или иной вид оплаты, код вида оплаты и номер счета можно указать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми.

Далее в графах 10 и 11 нужно указать коды причин неявки и количество неотработанных дней или часов.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Инструкция по заполнению и образец Т-12

Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету рабочего времени.

Различия появляются начиная с 8 графы. Графы 8-17 заполняют только в конце отчетного месяца. В графе 8 указывается общее количество отработанных дней — сумма верхних ячеек из граф 5 и 7. Значение для графы 9 получаем как сумму нижних ячеек граф 5 и 7. В графах 10-13 из графы 9 выделяем количество сверхурочных, ночных, выходных и прочих часов работы.

В графы 14 и 16 заносим количество дней и часов неявок. В 15-ю графу проставляем код причины неявки, взятый из тех же «условных обозначений». В графу 17 вписываем общее число выходных и праздников за месяц по каждому работнику.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Ответы на частые вопросы

Как отразить сверхурочную работу?— В верхней части ячейки укажите двойной код «Я/С», а в нижней — соответствующие каждому коду часы, например «8/3».

Как отразить работу в выходной или праздник? — Кодом «РВ» с указанием часов в нижней части. Если за работу в праздник работнику дадут дополнительный выходной, отметьте его кодом «НВ».

Как показать больничный, если был нарушен режим? — Отмечать эти дни кодом «Б» в табеле не нужно. Пособие за дни, не указанные в таблице «Освобождение от работы» не выплачивается.

Как отразить в табеле выходной для диспансеризации? — Используйте код «ОВ» или «27». Также допустимо использование кода «Д» или «40».

Надо ли отражать в табеле период простоя? — Да, надо. Код зависит от причины простоя. Если он произошел по вине работодателя — «РП» или «31», по вине работника — «ВП» или «33», без чьей-либо вины — «НП» или «32».

Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.

Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.

Что будет, если не вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства, штраф до 50 тыс. рублей за неподтверждение полной уплаты среднего заработка (ст. 5.27 КоАП РФ), от 20 до 40 % неуплаченной суммы налога за неподтверждение расхода документами (ст. 122 НК РФ).

Сервис Контур.Бухгалтерия помогает вести табель учета рабочего времени и автоматизировать выплаты работникам. А еще в системе удобно вести бухучет, платить налоги и отчитываться через интернет. Все новички получают бесплатный пробный период на 14 дней.

Каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени (ч. 3 ст. 91 ТК РФ). Это нужно для расчетов с сотрудниками и налоговых целей. Для учета пользуются табелем. Расскажем, какую форму табеля выбрать, как его составить и хранить.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: